Als Soloselbständige oder als Existenzgründerin, bist Du ja alles in Einem. Du bist diejenige, die die Kunden glücklich macht. Die Managerin, die Planerin, die Unternehmerin, die Angestellte, alles in einer Person. Da ist so ein Tag schon mal schnell vorbei. Zeit ist in den meisten Fällen sowieso Mangelware.

Auch wenn Du Dein Team nach und nach erweiterst, bleiben erstmal viele organisatorische Dinge in Deiner Hand. Und dazu gehört auch Deine Buchhaltung. Nun weiß ich, dass bei dem Wort -Buchhaltung- nicht so viele Herzen höher schlagen, außer meins . Aber was soll ich sagen, mit dem Beginn Deiner selbständigen Tätigkeit, hast Du auch dazu -ja- gesagt.

Bei den meisten Menschen ist es so, dass Tätigkeiten, die einem nicht so leicht von der Hand gehen, immer ein Stückchen weiter nach hinten verschoben werden. Dazu gehört eben auch diese lästige Bearbeitung der Belege und die Vorbereitung der Buchhaltung. Eh man sich versieht, ist der Termin zur Abgabe von Steuererklärungen da. Schon kommt Stress auf und die Lust wird dadurch auch nicht gerade größer.

Das Gute ist, dagegen kannst Du etwas tun. Mach es Dir leicht. Und leicht geht immer dann etwas, wenn es zur Routine wird. Damit es Routine wird, brauch es eine Regelmäßigkeit. Ist wie mit dem Zähne putzen. Denkt auch keiner mehr darüber nach wann und wie es gemacht wird. Es ist in Fleisch und Blut übergegangen.

Deine Vorbereitung

Mailadresse für Deine Eingangsrechnungen einrichten

Die Mailflut, die wir täglich bewältigen müssen, ist ja schon sehr groß. Deshalb richte für Deine Eingangsrechnungen eine separate Mailadresse ein. Dann musst Du nicht erst Dein ganzes Postfach „durchforsten“ um dann darin vielleicht auf eine Mail mit einer Eingangsrechnung zu stoßen.

Wenn Du DATEV Unternehmen Online im Einsatz hast, kannst Du es sogar so einrichten, dass die Rechnung, gleich in die Cloud hochgeladen wird. Wenn Du die Belege noch prüfen möchtest, kann mit einem Zusatzmodul die Belege geprüft und freigegeben werden.

Nutze eine Scan-App

Hast Du keinen Scanner an Deinem PC angeschlossen, dann lade Dir eine Scan-App auf Dein Handy oder iPad. Ich habe gute Erfarung mit der App SwiftScan Pro gemach oder DATEV Upload Mobil, wenn Du DATEV Unternehmen Online im Einsatz hast.

Ordner Rechnungseingang einrichten

Wenn Du einen Scanner am PC angechlossen hast, dann leg Dir auf dem Desktop einen Ordner an und beschrifte ihn mit Buchführung. In diesem Ordner erstellst Du drei weitere Ordner : Rechnungseingang ungeprüft, Rechnungseingang geprüft und Barausgaben.

Hast Du keinen Scanner angeschlossen und möchtest von überall Zugriff haben, empfehle ich Dir, diese Ordnerstruktur in einer Cloud anzulegen. Die von mir empfohlene App SwiftScan Pro unterstützt diverse Clouddienste.

Mach mit Dir einen täglichen Termin

Damit es zur Routine wird, benötigst Du einen täglichen Zeitslot. Diesen trägst Du in Deinen Terminkalender ein. Probier aus, was zu Dir am Besten passt. Ist es besser morgens, um so in den Tag hinein zu kommen. Oder gehörst Du zu den Menschen, die morgens gleich in Hochform sind. Vielleicht ist es hier am Nachmittag besser, sich um diese internen Dinge zu kümmern. Plan Dir dafür erstmal täglich zwanzig Minuten ein. Brauchst Du die Zeit nicht um so besser, dann hast Du Dir Freiraum für andere kreative Dinge geschaffen. Einen Tag in der Woche benötigst Du etwas mehr Zeit. Ich erkläre Dir auch gleich warum.

Jetzt kannst Du starten

Tägliches Sammeln und sichern Deiner Belege

Prüfe Dein Mailpostfach für die Eingangsrechnungen. Die darin eingegangenen Rechnungen in den eingerichteten Ordner Rechnungseingang ungeprüft verschieben (aber nur die wirkliche Rechnung als meist der Anhang). Nicht ausdrucken, spart Zeit, Papier und schont die Umwelt. Der Originalbeleg ist der, den Du in digitaler Form erhalten hast. Dieser ist zu sichern und vor Veränderung zu schützen.

Rechnungen, die noch per Post eingehen, am Besten mit einem Posteingangsstempel versehen. Damit kannst Du jederzeit nachvollziehen, wann die Rechnung eingegangen ist. Dann scannen und ebenfalls in dem Ordner ablegen. Auf dem Papierbeleg vermerken „gescannt“ und in einen Ordner abheften.

Deine Barausgaben am Besten gleich nach der Bezahlung mit der Scan-App auf Deinem Handy scannen. Also bevor sie in einer Hand- oder Hosentasche verschwinden. Die Barbelege in einem separaten Ordner ablegen. Sind es nicht viele, reicht auch ein Register in dem Ordner wo die Eingangsrechnungen abgelegt werden.

Bekommst Du deine Kontoauszüge noch per Post, dann diese einfach ablegen, in Deinen Ordner für die Bankauszüge. Die Vollständigkeit der Kontoauszüge anhand der fortlaufenden Nummern prüfen.

Und schon bist Du damit fertig. Mailpostfach ist leer, Belege sind gesichert. Und so ganz nebenbei, hast Du damit auch steuerliche Vorschriften eingehalten.

Ausgangsrechnungen erstellen

Dies kann je nach Dienstleistung / Produkt natürlich sehr unterschiedlich sein, wann Ausgangsrechnungen erstellt werden. Werden Deine Rechnungen nicht automatisch bei Bestellung generiert, dann leg Dir auch für diese Tätigkeit einen Rhythmus fest. Nutze einen bestimmten Tag in der Woche oder aller zwei Wochen, um diese Tätigkeit zu erledigen. Denke dabei daran, dass Du die Liquidität Deines Unternehmens sicherst. Bei längerfristigen Aufträgen Abschlagsrechnungen schreiben. Oder den Materialanteil bereits per Abschlagsrechnungen abrechnen.

Einmal pro Woche

Das ist der Tag, an dem Du etwas mehr Zeit benötigst. Deine gescannten Eingangsrechnungen der letzten Woche prüfst Du auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Passt alles, dann die Rechnungen in den Rechnungseingangsordner geprüft verschieben.

Führst Du Deine Überweisungen mittels einer Banksoftware aus, dann bereite die Überweisungen unter Berücksichtigung der Fälligkeit gleich aus.

Nutzt Du eine Buchhaltungssoftware mit integriertem Bankprogramm wie z.B. Lexoffice, dann geht das alles noch einfacher. Lade die geprüften Rechnungen in das entsprechende Programm. Dann kannst Du von dort die Überweisung ausführen.

Die Geldeingänge und Geldausgänge auf Deinen Kontoauszügen sind zu prüfen. Hast Du diese in Papierform, dann abhaken, wenn die gebuchten Positionen richtig sind. Passt etwas nicht, gleich vermerken, dass Du das klären kannst. In Deinem Rechnungsschreibungsprogramm, vermerkst Du die Bezahlung der entsprechenden Ausgangsrechnung. Damit hast Du anschließend den Überblick über die Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind.

Nutzt Du eine Buchhaltungssoftware mit integriertem Bankprogramm, dann ist heute in vielen Fällen eine Prüfung in dem Programm möglich. Vorteil dabei ist, dass die Software lernfähig ist. Deshalb werden viele Buchungen auf Deinem Bankkonto bereits automatisch geprüft, die Belege werden den Buchungen zugeordnet und mit dieser schönen Markierung versehen. Das spart Dir viel Zeit. Zeit für die Dinge die Du gern tust, wo Du die Expertin bist.

Offene Forderungen prüfen

Ja auch das gehört mit dazu. Es ist ein wichtiger Bereich, um die Liquidität zu sichern. Lege für Dich vorher fest, wie Du mit offenen Forderungen umgehen möchtest. Möchtest Du bei Überschreitung der Fälligkeit telefonieren oder einen freundlichen schriftlichen Hinweis geben, dass da etwas übersehen wurde. Gleichgültig wie Deine Vorgehensweise aussieht, wichtig ist, dass Du Deine offenen Forderungen immer unter Kontrolle hast.

Einnahmen verteilen

Setzt Du das System Profit First in Deinem Business ein, dann sammelst Du alle Einnahmen auf Deinem Einnahmekonto. Mit einem Blick auf das Konto weißt Du, wie hoch Dein Geldeingang der letzten Woche ist. Jetzt geht es an die Verteilung auf Deine Konten. Zuerst Deinen Gewinn, dann Dein Inhabergehalt, dann die Steuern und der Rest auf das Ausgabenkonto. Nutzt Du Profit First für Fortgeschrittenen, dann hast Du noch Deine individuellen Konten für die Verteilung.

By the way 

Es gibt noch viele Möglichkeiten, dir das Leben mit der Buchführung zu vereinfach, wie z.B. PLEO – die Firmenkreditkarte. Was Pleo genau kann, haben wir in unserem Podcast Folge 024 beleuchtet. Hör doch mal rein. Oder auch in unsere anderen Folgen.

Jetzt hast Du alles vorbereitet. Ohne Stress und ganz leicht. Egal ab Du Deine Buchhaltung dann selbst erstellst oder eine Steuerberaterin beauftragst.

Und einen weiteren Vorteil hast Du Dir damit geschaffen. Du hast einen Prozess festgelegt. Wenn Du diesen notierst oder per Video aufnimmst, hat jeder den Du diese Aufgabe überträgst, eine Anleitung wie der Prozess optimal zu bearbeiten ist.

Mach es Dir einfach, lass es zur Routine werden.