Eine gute Arbeitsatmosphäre, gutes Betriebsklima, das Gefühl der Zusammengehörigkeit, all das sind mit Gründe, warum Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sehr gern im Unternehmen tätig sind. Eine gelungene Betriebsveranstaltung kann dieses positive Gefühl noch unterstützen. Sie ist eine tolle Gelegenheit, das Team zu feiern und den Zusammenhalt zu stärken. Es ist ein Dankeschön an die Teammitglieder.

Es gibt ein paar steuerliche Spielregeln, die Du wissen solltest. Du erfährst, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind. Welche Grenzen es gibt und was noch mit dazugehört, damit die Betriebsveranstaltung auch steuerlich in guter Erinnerung bleibt. Mehr dazu in diesem Blogartikel.

Was ist eine Betriebsveranstaltung?

Zuerst mal die Überlegung, was ist überhaupt eine Betriebsveranstaltung. Meist wird so eine Veranstaltung vom Chef oder der Chefin organisiert. Die betrieblichen Gründe stehen bei so einer Veranstaltung im Vordergrund. Sie haben einen gesellschaftlichen Charakter. Es spricht nichts dagegen, wenn auch Teammitglieder Ideen für eine Veranstaltung mit einbringen.

Typische Betriebsveranstaltungen sind Betriebsausflüge, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeier.

Wird eine Feierlichkeit zu Ehren eines Mitarbeiters organisiert, zum Beispiel weil er in Rente geht, ist Vorsicht geboten. Auch die Arbeitsessen sind keine Betriebsveranstaltungen.

Wer kann daran teilnehmen?

Damit eine Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinn vorliegt, ist der Teilnehmerkreis mit ausschlaggebend. In erster Linie natürlich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die in deinem Unternehmen tätig sind. Selbstverständlich können auch ehemaligen Betriebsangehörige eingeladen werden. Genauso Leiharbeiter, die in deinem Unternehmen tätig sind. Hast du Praktikanten, dann können sie ebenfalls zu dem Teilnehmerkreis gehören.

Nicht zu vergessen auch Begleitpersonen zum Beispiel Ehefrau, Lebenspartner, Kind können zu einer Betriebsfeier eingeladen werden. 

Müssen immer alle Betriebsangehörigen eingeladen werden?

Grundsätzlich ist dies so. Wie das bei jedem Grundsatz ist, sind Ausnahmen möglich. Wichtig ist, eine bestimmte Arbeitnehmergruppe darf nicht bevorzugt werden.

Gibt es in deinem Unternehmen zum Beispiel zwei Abteilungen, dann kann die eine Abteilung, unabhängig von der anderen Abteilung, ein Grillfest organisieren. Werden alle Beschäftigten dieser Abteilung eingeladen, dann ist es eine Betriebsveranstaltung und die Aufwendungen dafür, sind steuerlich abzugsfähig. 

Was gehört zu den Kosten einer Betriebsveranstaltung?

Grundsätzlich ist es so, dass alle Kosten im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung Betriebsausgaben sind. Typisch sind die Ausgaben für Catering, Miete für die Räumlichkeiten oder Partyzelte. Auch die Dekoration und kleine Leckereien für zwischendurch, zählt dazu. Ebenso die Ausgaben für Unterhaltung. Ob es ein DJ ist oder künstlerische Darbietungen oder Eintrittsgelder. Das ist ganz gleich. 

Organisierst du eine Busreise, dann gehören auch die Ausgaben die für das Busunternehmen anfallen, zu den Ausgaben im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung.

Auch Geschenke, die deine Mitarbeiter erhalten, dies können auch Verlosungsgewinne sein, sind eine Betriebsausgabe im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung.

Auch Übernachtungskosten können im Rahmen einer Betriebsveranstaltung anfallen.

Betriebsveranstaltung - Zuwendung des Arbeitgebers

Eine Betriebsveranstaltung ist im steuerlichen Sinn eine Zuwendung des Arbeitgebers gegenüber den Beschäftigten. Alles das, was im Rahmen der Betriebsveranstaltung als Betriebsausgaben einschließlich der Umsatzsteuer entsteht, ist eine Zuwendung. Dabei ist es ganz Gleichgültig ob es Aufwendungen sind, die individuell einzelnen Beschäftigten zugeordnet werden können oder nicht. Dies sind zum Beispiel Aufwendungen für die Räumlichkeiten oder die Musik.

Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit

Grundsätzlich sind Zuwendungen die du deinen Beschäftigten gewährst Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflichtig. Es gibt Ausnahmen. Und dazu gehören die Zuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltung. Diese sind Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfrei. Allerdings sind dazu einige Spielregeln einzuhalten.

Spielregel Nummer 1

Der Freibetrag von 110,00 Euro brutto darf nicht überschritten werden. Also heißt es erstmal rechnen.

Du ermittelst zuerst die Summe aller Aufwendungen, die im Rahmen der Betriebsveranstaltung angefallen sind. Das sind alle Kosten zuzüglich der Umsatzsteuer. Dann wird dieser Betrag gleichmäßig auf alle verteilt, die an der Veranstaltung tatsächlich teilgenommen haben. Es kommt nicht darauf an, wieviel Personen eingeladen wurden. Sondern auf die Anzahl an Personen, die tatsächlich daran teilgenommen haben. Was zu den Kosten gehören kann, findest du unter dem Punkt, was alles zu den Kosten einer Betriebsveranstaltung gehört.

Damit hast du schon mal die Summe, die pro Teilnehmer entstanden ist. 

Im zweiten Schritt prüfst du, ob Begleitpersonen an der Veranstaltung teilgenommen haben. In einem kleineren Unternehmen weißt du das natürlich. In Firmen mit mehr Mitarbeitern und verschiedenen Abteilungen, kann das schon mal schwieriger sein. 

Meine Empfehlung ist, unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer, eine Liste auslegen, wo sich jeder einträgt und die Anzahl der Personen angibt. Schon hast du alles für deine Nachweise.

Vielleicht fragst du dich an der Stelle, warum es wichtig, dass du weißt wer mit einer oder mehreren Begleitpersonen teilgenommen hat. Der Grund liegt darin, die Begleitpersonen erhalten keinen Freibetrag von 110,00 Euro brutto. Die Aufwendungen für diese Begleitperson wird der Beschäftigten zugerechnet. Es ist also möglich, dass der Freibetrag von 110,00 Euro insgesamt nicht überschritten wird, aber für den einen oder anderen Beschäftigten dann doch.

Das mal mit einem kleinen Zahlenbeispiel:

Du veranstaltest ein Grillfest. Alle Mitarbeiter werden eingeladen. Die Ehepartner, die Lebensgefährten und Kinder sind ebenfalls eingeladen.

Im ersten Schritt rechnest Du alle Kosten zusammen. Nehmen wir an, es wird ein Betrag von 840,00 Euro ermittelt. Teilgenommen haben 12 Personen. Daraus ergeben sich pro Person 70,00 Euro brutto. Eigentlich alles soweit gut.

Die 12 Personen sind aber nicht alles Beschäftigte. Zwei Mitarbeiterinnen hatten ihren Ehepartner mit. Zwei weitere hatten ihren Ehepartner und jeweils ein Kind mit.

Für die beiden Mitarbeiterinnen bei denen der Ehepartner teilgenommen hat, errechnet sich damit eine Zuwendung in höhe von 140,00 Euro.

Für die beiden Mitarbeiterinnen bei denen neben dem Ehepartner noch das Kind teilgenommen hat, errechnet sich eine Zuwendung in Höhe von 210,00 Euro.

Und schon ist der Freibetrag von 110,00 Euro bei den vier Beschäftigten überschritten. Die Überschreitung führt zu einem geldwerten Vorteil. Bei zweien in Höhe von jeweils 30,00 Euro. Bei den beiden anderen Beschäftigten in Höhe von jeweils 100,00 Euro. Dies ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Damit ist es auch beitragspflichtiges Arbeitsentgelt für die Sozialversicherung. Als Arbeitgeberin hast du hier eine Wahlmöglichkeit. Sieh du hast die Wahl.

Spielregel Nummer 2

Wird der Freibetrag nicht überschritten ist noch eine weitere Spielregel einzuhalten. Maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr werden steuerlich begünstigt.

Grundsätzlich kannst du natürlich drei vier Veranstaltungen durchführen. Für den jeweiligen Beschäftigten ist die Begrenzung auf zwei Veranstaltungen im Jahr festgelegt für die Lohnsteuerfreiheit.

Jede Teilnahme an einer weiteren Veranstaltung ist in voller Höhe Lohnsteuerpflichtig und Sozialversicherungspflichtig. Hier gibt es keinen Freibetrag mehr.

Welche Veranstaltung die dritte ist, kannst du bestimmen. Es kommt nicht auf die Reihenfolge der Feierlichkeiten an. 

Du hast die Wahl

Hat deine Berechnung ergeben, dass der Freibetrag für Einzelne oder möglicherweise auch für alle Beschäftigte überschritten ist, hast du zwei Möglichkeiten. Ebenso, wenn mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden.

Individuelle Lohnsteuer

Eine Möglichkeit ist, dass der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil in der laufenden Lohnabrechnung versteuert wird. Also mit dem jeweiligen individuellen Lohnsteuermerkmalen. Dies hat allerdings auch Auswirkung auf die Sozialversicherung.

Wird Lohn mit dem individuellen Lohnsteuermerkmal versteuert handelt es sich um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Dies unterliegt ganz normal der Sozialversicherung mit Arbeitnehmeranteil und Arbeitgeberanteil.

Pauschale Steuer 25%

Die zweite Möglichkeit, die du hast. Du als Arbeitgeberin übernimmst die pauschale Lohnsteuer für diese geldwerten Vorteile. Die pauschale Lohnsteuer beträgt nur 25%. Dazu kommt noch der Solidaritätszuschlag von 5,5% und gegebenenfalls Kirchensteuer. 

Die Pauschlierung hat einen großen Vorteil. Sie führt dazu, dass keine Sozialversichertungsbeiträge darauf zu zahlen sind. Im Gegensatz dazu, wenn der geldwerte Vortiel mit der individuellen Lohnsteuer des Beschäftigen versteuert wird.

Steuerfreie oder pauschal Versteuerte Beträge im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung gehören nicht zu den Beträgen, auf die Sozialversicherung zu zahlen ist.

Um diese pauschale Lohnsteuer anzuwenden ist kein besonderer Antrag beim Finanzamt notwendig. Allerdings wenn du sie anwendest, dann für alle Beschäftigten, bei denen der Freibetrag überschritten wurde. Oder bei denen, die an mehr als zwei Veranstaltungen teilnehmen.

Dritte Veranstaltung

Du kannst selbst festlegen, welche Veranstaltung die "dritte Veranstaltung" ist. Es ist nicht an die tatsächliche Reihenfolge der Duchführung gebunden.

Hast du zum Beispiel zu Beginn des Jahres ein Neujahrsfest durchgeführt. Für diese Veranstaltung sind pro teilgenommene Beschäftigte Aufwendungen in Höhe von 80,00 Euro brutto angefallen. Der Freibetrag ist nicht überschritten. Es ist eine Veranstaltung. Damit sind alle Voraussetzungen erfüllt für die Inanspruchnahme der steuer- und sozialversicherungsfreien  Zuwendung.

Im Sommer wird ein Grillfest durchgeführt. Hier fallen Kosten in Höhe von 40,00 Euro brutto an. Auch hier sind alle Voraussetzungen erfüllt. Diese Veranstaltung wird von dir ebenfalls als steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendung berücksichtigt.

Nun entscheidest du dich doch, noch eine Weihnachtsfeier durchzuführen. Rechnest du hier alle Ausgaben zusammen, kommst du auf eine Summe von 105,00 Euro pro teilgenommene Beschäftigte.

Nach der Reihenfolge betrachtet ist dies die dritte Veranstaltung im Jahr. Das ist total unerheblich. Du kannst bestimmen, dass du für diese Weihnachtsfeier die steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendung in Anspruch nehmen möchtest. Das Grillfest ist die Veranstaltung mit den geringsten Aufwendungen. Du kannst dich im Nachhinein entscheiden, für dieses Grillfest auf die Inanspruchnahme als steuer- und sozialversicherungfreien Zuwendung zu verzichten. 

Dafür ist auch kein Antrag notwendig. Durch die Übernahme der pauschalen Lohnsteuer hast du deine Zuordnung "dokumentiert". Damit alle drei Veranstaltungen tatsächlich Beitragsfrei bleiben, ist diese nachträgliche steuerrechtliche Korrektur allerdings bis zum Ende der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung vorzunehmen. Dies ist auch so, wenn ein Arbeitsverhältnis im laufenden Jahr beendet wird.

Reisekostenerstattung ist möglich

Nicht immer wird eine Betriebsveranstaltung an dem Ort durchgeführt, an dem sich der Firmensitz befindet. Jeder, der daran teilnehmen möchte, fährt in Eigenregie zu dem Ort. Unabhängig ob Auto oder Bahn. Möglicherweise ist auch eine Übernachtung notwendig. Auch das wird selbst organisiert. 

Diese Kosten kannst du ebenfalls erstatten. Sie gehören nicht zu den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung. Damit sind sie auch nicht bei der Ermittlung der Aufwendungen für die Veranstaltung hinzuzurechnen. Sie können zusätzlich im Rahmen einer Reisekostenabrechnung erstattet werden.

Die Verantwortung liegt hier bei jedem selbst. Das ist der Unterschied zu einer von dir organisierten Busreise.

Vorsteuer im Blick

Für die Vorsteuer gilt es auch noch ein paar Kleinigkeiten im Blick zu haben.

Du hast alle Aufwendungen im Zusammenhang mit der Veranstaltung aufgeführt. Hast überprüft, wieviele daran teilgenommen haben. Du kommst zu dem Ergebnis, der Freibetrag pro Mitarbeiterin von 110,00 Euro brutto wurde in vollem Umfang eingehalten. Dann ist die Vorsteuer in vollem Umfang abzugsfähig.

Stellt du allerdings fest, es ist nicht so. Bei einigen oder allen ist der Betrag überschritten, dann hat dies auch Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug.

Hier ist es leider nicht so, dass nur für den übersteigenden Teil, kein Vorsteuerabzug besteht. In dem Fall entfällt er vollständig.

In dem Beispiel von oben bedeutet dies, dass die Vorsteuer die auf die Aufwendungen der vier Mitarbeiterinnen entfallen, kein Vorsteuerabzug zulässig ist.

Viel Spaß bei der Betriebsveranstaltung. 😀

Bis bald

Deine Liane